Como se organizar em meio a uma bagunça parecida com a demonstrada na figura abaixo? Existe algum ramo do conhecimento que trabalhe sobre isso? Quem pode socorrer os desorganizados?
A resposta para as indagações acima é….SIM, e, a solução tem o nome de Arquivologia (ciência voltada a organização e gestão de arquivos). Até porque ninguém quer ficar horas e horas procurando um trabalho escolar em meio a papelada.
Conceitos básicos
Primeiramente cabe a pergunta: o que é um arquivo? geralmente quando pensamos em arquivo logo vem a idéia de documentos (papel, CD, pen drive, etc), porém na Arquivologia adquire uma conceituação mais ampla, podendo se referir também ao conjunto dos mobiliários arquivistas, ao órgão público ou privado como um todo ou ainda ao conjunto documental de um acervo. A manutenção de um arquivo é importante para preservação e guarda de documentos e atendimento a pedidos de consulta e desarquivamento de documentos.
Mas então o que vem a ser um documento? pra ser um documento esse “arquivo” deve transpor alguma informação e ser formado por dois objetos o suporte (papel, DVD, pen drive…) e o conteúdo (a informação em si).
Suporte + Conteúdo = documento
Agora você deve estar se perguntando: como os documentos podem ser classificados? para responder essa pergunta elaborei um esquema simples com as subdivisões mais importantes:
Entidade mantenedora:
- Pública: Arquivo pertencente a quaisquer esferas governamentais (federação, estados e municípios)
- Privada: Arquivo pertencente à empresas ou pessoas físicas;
Natureza de documentos:
- Especial: Tipologias e suportes diversos que merecem cuidados especiais para manutenção de informações.
- Especializado: Relacionado a um assunto específico. Ex: Arquivo Jornalístico.
Quanto ao gênero:
- Textual: Baseado em linguagem escrita independente do tipo de suporte.
- Audiovisual: Feitos em suportes especiais e registram som e imagem;
- Cartográfico: Representam áreas geográficas
- Iconográfico: Baseado no uso de imagens e figuras.
Quanto à espécie: Ata; Ofício; Certidão; Despacho;Circular; Carta; Edital; Memorando; Portaria; Relatório.
Estágios de sua “evolução”:
- Corrente: Vinculado a objetivos imediatos, tendo seu uso constante dentro do órgão que o produziu.
- Intermediário: Conjunto de documentos vindos do “estágio” corrente, aguardando destinação final (ou ele é excluído ou recolhido para o “3º estágio”
- Permanente: Arquivado definitivamente devido a seu valor histórico.
Obs.: Não existe obrigatoriedade de que todo documento passe também pela fase intermediária, porém todo arquivo na sua origem é corrente.
Extensão de sua atuação:
- Setorial: Pertencem a um setor e são geralmente arquivos correntes.
- Central: Recebem documentos dos setores.
Valoração de um arquivo:
- Valor administrativo: ao ser criado até perder seu valor;
- Valor histórico (ou secundário): após perder o valor administrativo pode ou não ter esse valor. Dessa forma jamais será eliminado ou destruído.
Métodos de arquivamento:
- Alfabético
- Numérico
- Geográfico
- Ideográfico
Referências consultadas
GESTEIRA, Jorge José Santos. Resumo de Arquivologia. Concursos via vídeo. Disponível em: Fonte: www.resumosconcursos.hpg.com.br .Acesso em: 30 dez. 2011.
MENEZES, Élida (Profª). Noções de Arquivologia. Concurso TRE/MS. Neon Concursos. Disponível em: Acesso em: 30 dez. 2011.
RABELLO JUNIOR, Wagner Leandro. Aulas de Arquivologia. Editora Ferreira. Disponível em: http://www.editoraferreira.com.br/publique/media/wagner_toq1.pdf Acesso em: 30 dez. 2011.