Alternavida. Foto: Prefeitura de Olinda. Disponível em: https://www.flickr.com/photos/prefeituradeolinda/32970747955 Acesso em: 15 abr. 2017
Os eventos são uma alternativa para o problema da sazonalidade econômica, trazendo turistas para sua cidade, movimentando a economia local (restaurantes, hotéis, mercados,etc), enriquecendo a cultura local e trazendo entretenimento.
Além disso reforçam os relacionamentos entre as pessoas, que com o mundo moderno estão cada vez mais individualistas, ampliando espaços para a vida pública e social dos indivíduos.
5 Dicas para um evento de sucesso
1 – Tenha um planejamento claro
Nesse planejamento, saiba a quem será direcionado o evento; veja se não tem outros eventos semelhantes na mesma época que podem concorrer diretamente com o seu e, se tiver, negocie, converse para que todos saiam ganhando (o sol nasceu para todos); tenha noção de quanto dinheiro/recursos humanos e materiais irá utilizar; negocie preços e outros detalhes importantes.
> Manual de Planejamento de eventos (UFG)
> Modelos de planejamento de eventos (IFF)
> Como fazer um evento: passo a passo para que ele seja um sucesso
> Dicas de como fazer o planejamento financeiro do seu evento
2 – Sempre tenha um contrato
“Amigos,amigos, negócios a parte”. Quem nunca ouviu esse provérbio? Bem, ele retrata bem a verdade. Um contrato bem feito pode te livrar de muitas dores de cabeça. Tenha contrato com todos os seus fornecedores relacionados diretamente com o evento (Buffet, som, decoração,etc). Basicamente um contrato deve ter itens como:
• Identificação dos objetivos do evento
• Direitos de deveres das partes envolvidas
• Indicação e formas de pagamento
• Prazo de execução do serviço
• Multa para o que deixar de cumprir qualquer cláusula contratual
• Local, data, assinatura e testemunhas
• Soluções para os casos não previstos no contrato.
Além dos itens mencionados acima, é imprescindível que o contrato contenha mecanismos de controle (multas, garantias,entre outros), pois é muito comum (infelizmente) o não cumprimento de cláusulas.
3 – Participe de outros eventos
A participação em outros eventos fornece uma boa noção do que deve ser feito e do que não deve. Portanto, participe, converse com participantes e organizadores para ter uma visão geral dos aspectos envolvidos.
6 Dicas sobre organização de eventos
3 – Faça publicidade e propaganda do evento
Nesse quesito, a criatividade e capacidade de gestão do organizador é essencial. Busque formas que tenham um bom custo benefício. Algumas dicas:
- Uma dica de publicidade é a criação de eventos no Facebook e compartilhamento com seus contatos: é gratuito e fácil, além de ser uma forma barata e rápida de obter feedback dos clientes/turistas.
> Como criar um evento no Facebook (com imagens).
> 5 cuidados que você deve tomar ao divulgar seu evento
- Anuncie no público alvo certo. Se o evento é só local, não tem necessidade de anunciar na TV (caro e de alcance regional). Se o evento é regional, só o anúncio no carro/moto de som pode ser muito pouco. Então, busque o canal publicitário de melhor resultado!
> 8 dicas para criar o material de divulgação perfeito para seu evento
4 – Peça feedback ao fim do evento
A melhor avaliação é a de quem participou do evento. Existem várias formas de se pedir um feedback, as mais comuns são:
- Pesquisa de opinião por e-mail: Caso tenha sido solicitado e-mail na inscrição, peça um feedback através de um formulário como o deste link (Google forms )
- A “Caixinha de opinião”: um bloco de papeis, caneta e uma caixa. Com esse conjunto comum e barato, deixar uma caixa de sugestões é bastante efetiva.
- Reação nas redes sociais: apesar de dar um pouco mais de trabalho, é muito válido acompanhar os resultados de seu evento no Facebook, Twitter e outras redes que surgirem.
> 3 dicas de ouro para criar pesquisas de satisfação para eventos
Quem possui um empreendimento relacionado a turismo sabe que a época do ano influencia na quantidade de turistas. Parques aquáticos tem maior fluxo de clientes no verão, pousadas nos feriados e férias e assim por diante. Uma das formas de se manter um fluxo de clientes é a realização de eventos. #ficaadica